開設前から税理士・会計士に相談すべきですか？

開設前の相談を推奨しています。法人設立・指定申請・資金計画の段階から関与することで、経理フローと月次管理の体制を開設初月から整えられます。開設後に問題が出てから相談するより、対応コストが低くなります。

開設直後から月次管理は必要ですか？

稼働率が低い開設直後こそ、資金繰りを月次で把握することが重要です。介護報酬の入金サイクルと支出のタイミングのズレを月次で確認できていないと、資金不足に気づくタイミングが遅れます。

小規模施設ほど1人の入退居や人員変動が経営に直接影響します。大規模施設よりも数値の変動が激しいため、管理体制は重要です。ただし仕組みのシンプルさは規模に合わせて調整できます。

開設時から導入することを推奨しています。後から導入すると、過去データの移行やフローの変更が手間になります。開設前に設定しておけば、最初から整った状態でスタートできます。

最も多いのは「試算表が遅い・ない状態で経営を続けてしまうこと」です。感覚で判断している間に稼働率や人件費の問題が積み重なり、気づいた時には資金が苦しい状態になっているケースがあります。もう一つは「加算管理が属人化し、担当者退職後に状況が把握できなくなること」です。

介護施設開設時は物件・採用・指定申請に意識が向きがちですが、実際には「開設後の管理体制」が重要です。開設後に苦労する施設の共通点を解説します。

介護施設の開設では、物件の確保・採用・指定申請に時間と労力がかかります。それは当然のことですが、問題は「開設してから経営管理の問題に直面する」施設が多いことです。

開設前に管理体制を整えておかなかった施設ほど、開設後半年以内に経理・資金繰り・月次管理の課題が出やすくなります。

経理・管理が後回しになる

開設前は現場準備・採用・指定申請に追われます。経理フローやクラウド会計の設定、月次の締め方などは「開設してから考えよう」となりがちです。

その結果、開設後しばらくは記帳が滞ったり、試算表が2〜3か月遅れたりする状態が続きます。

資金繰りの見通しが立っていない

開設直後は支出が先行します。物品購入・人件費の先払い・指定申請費用が重なる一方で、介護報酬の入金は約2か月後からです。「売上が立っているのにお金が足りない」という状態になりやすいのが開設直後の特徴です。

資金繰り表を作っていない施設では、現預金残高を見ながら支払いをする、という対応になりがちです。

稼働率管理のフローがない

開設直後は稼働率が低い状態からスタートします。入居・利用者獲得を進めながら稼働率を上げていく時期ですが、数値で確認するフローがないと「感覚」で経営することになります。

開設後に問題が出てから対処すると、余裕がない状態での整備になります。現場が忙しい中で経理フローを変えたり、会計ソフトを導入したりするのは負荷が高く、中途半端になりがちです。

一方で、開設前に会計・経理フローを設計し、クラウド会計を設定しておけば、開設初月から月次管理を回すことができます。

銀行との関係でも、早い段階から試算表・資金繰り表を提出できる施設と、数か月後にようやく提出できる施設では、信頼の積み上がり方が変わります。

会計・経理フローの設計

記帳担当者・頻度・クラウド会計の設定を開設前に決めておきます。freee・マネーフォワードであれば、法人口座と連携させることで記帳の大部分が自動化できます。

月次締めスケジュールの設定

毎月何日に試算表を完成させるか、事前に決めておきます。翌月15日を目標に、給与計算・社会保険料の仕訳・介護報酬の未収金処理のタイミングを逆算して設定します。

資金繰り表の初期作成

開設前に向こう6か月の資金繰り計画を作成します。介護報酬の入金タイムラグを反映し、支出と入金のギャップを把握しておくことで、開設直後の資金繰りを見通しながら経営できます。

管理指標の決定

月次で何の数値を確認するかを事前に決めておきます。稼働率・人件費率・加算取得状況の3点を毎月確認するだけでも、経営の把握度が大きく変わります。